¿Qué Pasó Con La Reunión Del Máximo Órgano Social?

Autor: Carolina García Silva

Las empresas tienen el deber de realizar la reunión ordinaria de Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas una vez al año en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. La importancia de esta reunión recae en que a falta de celebración dejará sin aprobación los balances de fin de ejercicio, por lo que es fundamental realizar las reuniones ordinarias con fin de poder aprobar estados financieros y realizar la revisión de todos los temas que reclamen el debido funcionamiento de la compañía.

En razón a las dificultades presentadas con ocasión al estado de emergencia, varias sociedades no han realizado la reunión del máximo órgano social. Si bien es cierto, la no celebración de esta reunión es una falta, podrá ser enmendada con la simple convocatoria a los accionistas de manera inmediata. Es así como las sociedades tienen la posibilidad de realizar la reunión, de manera presencial, no presencial o mixta, siempre y cuando se indique en la convocatoria y se garanticen los derechos de todos los accionistas o socios.

En vista de que la mayoría de las reuniones ordinarias del máximo órgano social se debían celebrar antes del 31 de marzo, el Gobierno Nacional profirió el Decreto 434 del 19 de marzo del 2020 y el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 por medio del cual se reglamentó el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 relativo a las reuniones no presenciales.

Entre las modificaciones presentadas se determinó que las reglas legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayoría de las reuniones presenciales serán aplicables a las reuniones no presenciales y a las mixtas. Adicionalmente las reuniones que no se hayan celebrado antes de la declaración de Estado de Emergencia, podrán llevarse a cabo hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

En el evento en que la reunión del máximo órgano social no se haya podido efectuar, es conveniente realizar una convocatoria donde se informen las razones que impidieron la realización de esta reunión y se plantee una reunión mixta o no presencial, donde se brinde la posibilidad a los accionistas de que puedan ejercer el derecho de inspección.

Por otra parte se deben tomar las medidas de bioseguridad pertinentes para la consulta de la información requerida por los socios o accionistas, en caso tal que esto no sea factible, la sociedad podrá habilitar canales electrónicos propendiendo por la seguridad de la información.

La convocatoria deberá determinar los medios tecnológicos que serán usados y la forma como se accederá a la reunión. En caso tal, que se pretenda realizar la reunión presencial se recomienda al representante legal advertir a los asistentes adoptar las medidas necesarias de protección establecidas por el Gobierno.

Finalmente, es importante aclarar que los accionistas no podrán realizar las reuniones por derecho propio si no hasta el primer día hábil siguiente al mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria, a las 10a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.



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