Reunión Ordinaria del Máximo Órgano Corporativo

• Es obligación de los administradores de sociedades mercantiles convocar en debida forma a la reunión anual ordinaria del máximo órgano de gobierno (asamblea de accionistas o junta de socios, según el caso).
• Esta reunión debe efectuarse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del ejercicio anterior, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año.
• Es importante verificar el cumplimiento de todos los requisitos de convocatoria, para evitar la sanción de ineficacia por indebida convocatoria. Deberá ser convocada por lo menos con 15 días hábiles de antelación. Recuerde que no se tienen en cuenta el día en que se convoca ni el día en que se hace la reunión, por lo que se trata, en realidad, de 17 días.
• Los asuntos obligatorios que se deben tratar en dicha reunión ordinaria, y que deben indicarse en la convocatoria, son:
• Aspectos generales de la compañía (situación general, nombramientos de administradores, determinación de directrices económicas).
• Consideración y aprobación de cuentas y balances del último ejercicio.
• Consideración y aprobación de distribución de utilidades.
• En caso de que no se convoque la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, el máximo órgano, por disposición legal, podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., en las oficinas principales de la administración de la sociedad. Es un derecho de los accionistas frente a la omisión de convocatoria por parte del representante legal.
• Los socios o accionistas tienen el derecho legal de inspeccionar los libros y documentos contables que van a soportar las decisiones de la Asamblea o Junta. El derecho de inspección se puede ejercer durante los 15 días anteriores a la reunión, y es uno de los derechos básicos de los socios.
• Llegado el día de la reunión, es muy importante verificar el quórum legal o estatutario para deliberar y decidir válidamente, para evitar que se cuestionen judicialmente las decisiones adoptadas.
• Es muy importante que los socios tengan claro el contenido de las actas, para que reflejen de manera fiel lo que ocurra en la reunión. Para esto, pueden intervenir todos en la aprobación, o pueden nombrar una comisión. La redacción estará a cargo del secretario de la reunión.

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